Covid-19 richtlijnen

Sportief evenement organiseren met inachtneming van de 1,5 meter afstand met Get-Set

Lees hoe je als organisatie voor- en nainschrijven voor sportieve evenementen kunt faciliteren met Get-Set met inachtneming van de 1,5 meter afstand tussen deelnemers en/of organisatie. Uiteraard zijn de richtlijnen van het RIVM hierbij altijd leidend, alsmede (binde d) advies van overheid & lokaal bestuur.

Over Get-Set

Get-Set is een online inschrijftool voor clubs en verenigingen die sportieve evenementen organiseren. Organisaties kunnen Get-Set gebruiken voor o.a. de promotie van hun evenement, het maken van inschrijfformulieren, aanmaken van onderdelen en verwerken van betalingen. Hierbij wordt rekening gehouden met voor- en nainschrijven, het uitdelen van startnummers (al dan niet met chip) en de verwerking / publicatie van uitslagen. Meer weten

Voorinschrijven met Get-Set

Als je organisatie een evenement organiseert bepaal je zelf of voorinschrijven mogelijk is. Voorinschrijven maakt het je makkelijker om de 1,5 meter regel te handhaven. Het voorkomt grote bezoekersaantallen op de dag van het evenement zelf.

Advies bij het voorinschrijven met Get-Set:

  • Stuur de startnummers (en evt. chips) naar deelnemers op per post. Vooringeschreven deelnemers kunnen direct naar de startlocatie gaan.
  • Laat voorinschrijvers startnummers ophalen bij een verdeelpunt, zoals een lokale winkelier. Het is eenvoudiger om een gepaste afstand te bewaren omdat niet iedereen het startnummer tegelijkertijd komt halen. Bovendien kan je hiermee wellicht je lokale winkeliers een steuntje in de rug geven.

Hoe helpt Get-Set organisaties hiermee?
Uiteraard kan je met Get-Set deelnemers laten voorinschrijven. Je kunt, bij het ontwerpen van je formulier, zelf extra vragen toevoegen. Vraag deelnemers of ze hun startnummer willen ophalen of per post opgestuurd willen krijgen. Eventueel kan je een extra bijdrage vragen voor het opsturen van startnummers. Deze (optionele/verplichte) bijdrage wordt automatisch verrekend (iDeal, Bancontact, etc.).

Na-inschrijven met Get-Set

In deze onzekere tijd vraag je je wellicht af of het handig is om deelnemers toe te staan zich voor in te schrijven. Je kunt er voor kiezen om deelnemers enkel in te laten schrijven op het dag van het evenement zelf of vanaf enkele dagen voor de start van het evenement.

Na-inschrijven met Get-Set:

  • Stimuleer deelnemers zich online in te schrijven. Ook na-inschrijven kan digitaal met Get-Set, via de computer of smartphone, tot enkele minuten voor de start van het evenement.
  • Online na-inschrijven beperkt het fysieke contact tussen deelnemer en organisatie; Papieren inschrijfbriefjes hoeven niet meer ingevuld en overhandigd te worden.
  • Bij een online na-inschrijving kan ook online betaald worden (via o.a. iDeal, Bancontact,...). Dit is belangrijk om het gebruik van contant geld en onderling contact te beperken.
  • Het uitdelen van het startnummer kan gecontroleerd plaatsvinden; deelnemers kunnen hun toegewezen startnummer zelf pakken. Als alternatief kan een lid van de organisatie het startnummer uitdelen (bv. achter een plexiglas beschermwand met een kleine gleuf).

Het is belangrijk om het contact tussen deelnemer en de organisatie te beperken of zelfs te voorkomen. In bovenstaand geval hoeft er geen fysiek contact plaats te vinden. Hiermee wordt het risico voor iedereen beperkt.

Uiteraard kunnen deelnemers zich handmatig inschrijven en/of met contant geld betalen. De aantallen zullen beperkt zijn en als organisatie kan je eenvoudiger de 1,5 meter afstand in acht nemen. Richt hiervoor een aparte ruimte in, waarbij het maximaal aantal deelnemers in de ruimte beperkt blijft en toezichthouders kunnen controleren of de regels nageleefd worden.

Waarmee helpt Get-Set organisaties nog meer?

Get-Set biedt organisaties functionaliteiten die kunnen helpen bij het organiseren van een evenement in het post-Corona tijdperk:

  • Communiceer met (alle) deelnemers met Get-Set
    Via de tool kan je nieuws- en updatemails sturen naar alle deelnemers. Zo kan je snel een e-mail sturen met gepersonaliseerd bericht mocht er iets wijzigen.
  • Eenvoudig terugstorten van inschrijfgeld
    Gaat het evenement toch niet door? Via Get-Set kan je deelnemers met 1 druk op de knop het inschrijfgeld terugstorten (mits er betaald is via iDeal, Bancontact,...). Wel zo handig.



Neem contact met ons op voor meer informatie of antwoord op eventuele vragen.



Dit is een vrijblijvend advies waaraan geen rechten ontleend kunnen worden. De protocollen en richtlijnen van de overheid zijn bindend. Organiseer geen evenementen waarbij de 1,5 meter afstand tussen deelnemers en/of organisatie niet gegarandeerd kan worden.